Das Dekanat wurde umstrukturiert und die Büros bzw. Dienstleistungszentren wurden in Abteilungen organisiert. Die Leiter der fünf Abteilungen sind bekannte Kollegen, die zuvor in anderen Positionen gearbeitet haben, und es gibt auch einen neuen Leiter. Wir haben mit Zsuzsanna Varga, Leiterin des Dekanats, die vorübergehend auch Leiterin einer der Abteilungen ist, über den Grund für die Umstrukturierung und über die Wirksamkeit dieser Umorganisation in der Zukunft gesprochen.
Verfasst von Rita Schweier
- Die Gründe für die Umstrukturierung waren die neuen Ideen des Dekans und der Leitung der Fakultät bezüglich der Zukunft der Fakultät, indem neue Aufgaben und Positionen, neue Einheiten geschaffen wurden. Die Struktur, in der die Verwaltung bisher betrieben wurde, hat sich nicht mehr als ausreichend erwiesen, um die neuen, innovativen und kreativen Ziele zu erreichen, die auch in der Strategie der Fakultät verfasst wurden. Ich denke auch, dass es von grundlegender Bedeutung ist, eine Organisation von Zeit zu Zeit zu erneuern, und jetzt ist es an der Zeit. Die vorherige Struktur wurde vor fünf bis sechs Jahren eingerichtet. Ich sehe Entwicklung und Fortschritt in der Veränderung. Ich bin zuversichtlich, dass wir Kollegen für die verschiedenen Aufgaben finden konnten, die die richtige Ausdauer und Kraft haben, um sie auszuführen, und die richtigen Fertigkeiten haben, um unsere Ziele gemeinsam zu erreichen. Übrigens war es ein langer Prozess, ich hatte lange nach den richtigen Personen für die verschiedenen Positionen gesucht, und ich habe beobachtet, wer für diese geeignet sein könnte, und ich habe es versucht, ihnen während ihrer Training bei ihrer Entwicklung und in dem Wandel zu helfen.
- Warum kann diese Form der Umstrukturierung für die Umsetzung der neuen Ideen wirksam sein?
- Es gab Überschneidungen und Parallelen bei den Aufgaben der vorherigen zehn Büros bzw. Einheiten, aber da es zehn gab, hatten wir meiner Meinung nach nicht genug Zeit, um gemeinsame Felder zu schaffen und uns gegenseitig bei der Arbeit auf diese Weise zu helfen. Mit der Einrichtung der Abteilungen und der thematischen Organisation der Organisationseinheiten glaube ich, dass es viel einfacher und effizienter wird. Beispielsweise wurde eine Abteilung für Grund- und Aufbaustudiengänge eingerichtet - die Abteilung für Bildungsunterstützung, Entwicklung und Habilitation -, die die mit den verwandten Bereichen befassten Einheiten direkt zusammenbringt. Unter der Leitung eines Abteilungsleiters kann der Informationsfluss und die Kommunikation reibungsloser sein und dem Fortschritt besser dienen als während der vorherigen Struktur. Die Studentischen Dienstleistungszentren wurden auch in einer Gruppe unter der Abteilung Studentischen Dienstleistungen organisiert, um den Studenten nur aus nicht-akademischer Sicht zu dienen. Diese Einheiten haben bisher ebenfalls eng zusammengearbeitet, aber sie hatten keinen Leiter, der das Wissen synthetisiert, Doppelarbeit beseitigt und ihren Betrieb rationalisiert. Mit einem solchen Leiter kann man auch die Ressourcen besser konzentrieren.
- Wir haben zwei der fünf Abteilungen erwähnt, die anderen drei sind die folgenden: die Abteilung für Marketing und Kommunikation, die Abteilung für Qualitätsmanagement und Institutionenaufbau und das Sekretariat des Dekans. Sie haben es geschafft, Leiter für jede Abteilung zu finden, nur die Abteilung für Bildungsunterstützung, Entwicklung und Habilitation ist noch übrig.
- In der Tat bin ich vorerst dafür verantwortlich. Es gab auch einen Führungswechsel im Kanzleramt, weshalb es schwierig war, die richtige Person für die Leitung dieser Abteilung zu finden. Bildung ist die Hauptsäule der Fakultät, die Abteilung, die sie zusammenbringt, ist riesig, und ich habe noch keine fachlich kompetente Person gefunden, die eine Übersicht hat und die dieses Gebiet koordinieren kann. Ich hoffe, dass es uns innerhalb eines Jahres auch gelingen wird.
- Wie werden Studenten, Dozenten und Kollegen die Veränderung wahrnehmen?
- Die Studenten gehen in dieselben Büros und kommunizieren mit denselben Fachberater. Die Änderung wirkt sich daher in dieser Hinsicht nicht auf sie aus. Die Tatsache, dass der Kundenservice noch besser wird, wir die Arbeitsabläufe rationalisieren und so die Studenten schneller bedienen können, wirkt sich auf sie aus. Aus diesem Grund haben wir den zentralen Paketpunkt eingerichtet, dessen Öffnungszeiten sich von den Büros unterscheiden. Es ist wahrscheinlich, dass die anderen Arten der Organisation, Zusammenarbeit und die unterschiedliche Art der Vertretung der verschiedenen Büros auch für die Dozenten und Kollegen ein Plus bedeuten werden.
- Nach wie viel Zeit kann man die tatsächlichen Auswirkungen der Umstrukturierung spüren?
- Wir haben das neue System bereits im Sommer in Betrieb genommen, aber wir haben auch schon viel darüber gesprochen, sodass es auf festen Ideen basiert. Ich kann den Effekt bereits spüren, aber es wird noch ein halbes Jahr dauern, bis diese Zufriedenheit in den anderen auch formuliert ist. Es dauert noch auch, bis alle Kollegen ihren Platz darin gefunden haben, sich an ihre Position gewöhnt haben, die neue Situation und Führungskräfte kennengelernt haben. Die neuen Leiter haben ein bedeutendes Engagement bzw. den Wunsch, sich in ihren Führungsqualitäten zu entwickeln, was wir auch mit organisierten Ausbildungen unterstützen. Ich bin zuversichtlich, dass die Studenten, Dozenten und Kollegen diese Umstrukturierung als qualitative, positive Veränderung sehen werden.