Im Frühling 2022 gab es Änderungen in der Praxis des Büros für Internationale Beziehungen und Erasmus sowohl auf organisatorischer als auch auf personeller Ebene. Da es zum Teil der Abteilung für Technische Unterstützung des Studiums und für Habilitation geworden ist, kann das Büro die Bereiche der Mobilitätsprogramme der Medizinischen Fakultät und der Pharmazeutischen Fakultät komplett umfassen. Ihre Aufgaben haben sich auf mehreren Gebieten erweitert: Die Ein- und Ausreisende Studierende können Ihre Angelegenheiten bezüglich des Studiums schon seit einem Jahr hier erledigen (Immatrikulation, Kursbelegung, Neptun) bzw. auch ihre Vorgänge in Bezug auf ihre Erasmus-Anträge. Das Zentralisieren der Verwaltung auf ein Büro erzielt auch das Leben der Studierenden zu erleichtern.
Das Büro wird von Dóra Éltető geleitet, die drei Jahre lang Fachberaterin in der Doktorandeschule der Juristischen Fakultät war und sich dem Team des Studienreferates der Medizinischen Fakultät 2021 angeschlossen hat und arbeitete als Fachberaterin für die Studierende im ungarischsprachigen Studiengang. Im Januar 2022 begann sie ihre Arbeit mit Gaststudierenden und Erasmus-Studierenden, damals noch im Studienreferat. Erst im April 2022 kam sie ins Büro für Internationale Beziehungen und Erasmus, als es umstrukturiert wurde. Zurzeit ist sie Koordinatorin für auswärtigen Angelegenheiten.
von Rita Schweier
„Da wir uns sowohl mit den in- und ausreisenden Studierenden, als auch mit den ausreisenden Dozenten und Mitarbeiter beschäftigen, ist jedes Verfahren ein wenig anders, wie auch jeder Mensch es auch ist. – dies bietet die Komplexität unserer Arbeit. Es gibt zwar Schemata für die Prozesse, die Ausreisen sind aber immer kundenspezifisch. Wir begegnen hauptsächlich die Personen, die im Erasmus-Programm oder in einem anderen Austauschprogramm der Fakultät teilnehmen möchten. Wir erledigen die komplette Administration der ein- und ausreisenden Erasmus-Studierenden und Gaststudierenden von der Kontaktaufnahme bis zum Ende ihrer Studien.” – erklärt Dóra Éltető
Außerdem fügte sie hinzu, dass sie sich auch mit dem Stipendiatenprogramm benannt nach János Hunyadi, das von der Eötvös Loránd Universität in Budapest organisiert wird, beschäftigen. Die Studierende kommen in diversen Turnen zumeist für zwei Wochen für ein Praktikum. Darüber hinaus gibt es auch verschiedene Austauschpraktika an der Fakultät, mit denen man in die USA, nach Thailand oder nach Japan reisen kann. Aus Japan kommen in diesem Jahr im März Studierende zu uns. Die Absprachen mit den Institutionen und die Administration werden ebenfalls von ihnen erledigt. Sie betreuen auch die 50-60 Studierende aus Marosvásárhely, die im Sommer von Professor Dr. Valérián Ádám geschickt werden. Sie bieten ihnen Hilfe bei der Immatrikulation, bei der Unterbringung und der Verpflegung an, wenn nötig, bei der Abwicklung von ärztlichen Besuchen oder bei der Lösung anderer Probleme.
„Im Wintersemester 2022/2023 kamen 19 Erasmus-Studenten aus den verschiedenen Städten der Europäischen Union zu uns. Die meist beliebten davon sind Valencia, Pavia, Gdansk, Regensburg, Mainz und Münster. Die meisten kommen für ein Jahr oder für ein Semester. Es kommt aber vor, dass sie Verlängerung beantragen und ein weiteres Semester hier bleiben.” – sagt Dóra Éltető
Die Studierende kommen sehr gerne nach Pécs Medizin zu studieren, da sie schon mitbekommen haben, dass hier die Ausbildung auf ein sehr hohes Niveau läuft. Dies möchten sie hier erleben. Nicht zuletzt ist es sogar ein Abenteuer für sie, da Pécs eine Universitätsstadt ist, das Leben hier ist vielfältig und pulsierend. Unsere Studierende, die im letzten Praktikumsjahr sind, fahren sehr gerne ins Ausland, um ein Praktikum zu absolvieren, zumeist nach Deutschland oder in solche Länder, wo auch Englisch gesprochen wird. Größtenteils kommen sie zu mir schon mit konkreten Plänen.
Laut Dóra Éltető sind die Übersee-Länder auch sehr beliebt, aber mit einem Stipendium kann nur eine begrenzte Anzahl an Studierenden dort hinfahren. Die Mitglieder der Kommission für Internationale Beziehungen entscheiden nach persönlichen Interviews darüber, wer das Stipendium bekommt, meistens sind es 2-4 Personen. Maßgebend bei der Bewertung sind die Studienergebnisse und die Sozialarbeit. Unsere Fakultät hat einen Vertrag für Austauschprogramme mit Thailand, Saitama, Tokio und New York. Sie fügt noch hinzu: jede Universität hat ein eigenes Zulassungssystem und deswegen sind auch ihre Aufgaben dabei unterschiedlich. Für die Einreise in diese Länder sind ein Visum und spezielle ärztliche Dokumente erforderlich.
Es gab sogar einen Tag, an dem sie 120 E-Mails bekommen haben, aber in der Regel erhalten sie täglich 20-30 Briefe. Diese können nie mit ein paar Worten beantwortet werden, da sie von den Studierenden zumeist mit mehreren Fragen aufgesucht werden. Ihre Kooperation mit den Lehrkräften und mit den administrativen Kollegen ist erheblich leichter, da sie seit längerer Zeit vor Ort sind und deswegen die Prozesse besser überblicken und verstehen. Sie alle durchlesen die Preisausschreibungen sehr gründlich und viele von ihnen – da sie dies nicht das erste Mal machen – kommen sogar alleine sehr gut zurecht.
Das Büro unterstützt die Studierenden mit Informationsbriefen, die regelmäßig zugeschickt werden, wie zum Beispiel das Schreiben über den Semesterbeginn. Ihr Ziel ist, ihre Webseite noch überschaulicher zu gestalten, um die Vermittlung der wichtigen Nachrichten und Ereignisse zu erleichtern. Für die Studierende ist der persönliche Kontakt höchst wichtig, die Studierende der ersten Jahrgänge benötigen dies noch mehr.
Die Ausschreibungen für Lehrkräfte und für Mitarbeiter werden jährlich zweimal veröffentlicht. Die administrativen Mitarbeiter können sich durch das Neptun-System bewerben, sie können ihre Arbeiten im Direktorat für Internationalisierung einreichen. Im Falle der Lehrkräfte werden die eingetroffenen, angenommenen und genehmigten Bewerbungen von dem Büro an das Direktorat für Internationalisierung weitergeleitet. In der Bewerbungsperiode werden sie von vielen Interessenten aufgesucht. Die Fragen sind sehr divers: aus welchen Destinationen kann man wählen, welche Dokumente muss man ausfüllen, was muss man unbedingt beachten, oder welche nützlichen Tipps können sie geben? In vielen Fällen durchlesen die Mitarbeiter die Bewerbungen bevor diese finalisiert werden, sie unterstützen die Bewerber bei eventuellen weiteren Ausfüllungen oder ob man etwas streichen sollte.
Im Rahmen der Mobilität der Lehrkräfte kann man die Partnerinstitutionen der Fakultät besuchen, um dort Lehrtätigkeit auszuüben, Kontakte zu pflegen oder neue Kontakte aufzubauen. Die Mobilität für Mitarbeiter ist primär für Kollegen in der Administration gedacht, aber es können sich auch Lehrkräfte dafür bewerben, wenn es dabei nicht um die Ausübung von Lehrtätigkeit oder Forschungsarbeit geht. In diesen Fällen ist es nicht nötig eine Partnerinstitution aufzusuchen, weil es hier meistens um den Ausbau von Kontakten oder um Ausbau neuer Kontakte geht. Es kann auch vorkommen, dass man neue Arbeitsprozesse kennenlernen möchte, die man auch in der eigenen Tätigkeit anwenden möchte. Diese Auslandsreisen bieten auch hervorragende Möglichkeiten zur Übung von Fremdsprachen.
Ein wesentlicher Teil des Büros ist die Zusammenarbeit und der aktive Kontakt mit der Kommission für Internationale Beziehungen, deren Vorsitzende Dr. Rolland Gyulai, deren Sekretär Dr. Gábor Horváth ist. Die Sitzung findet alle zwei Monaten statt, an der sie die aktuellen Aufgaben besprechen. Das Büro liefert regelmäßig Daten an die Kommission und benachrichtigt sie über die eventuellen neuen Möglichkeiten für eine Partnerschaft und über die dazugehörigen Anfragen.
Eine wichtige Aufgabe des Büros ist, die Register anzufertigen und zu führen, die der Grundlage der Beurteilung der Fakultät auf internationaler Ebene (Ranking) dienen. Darüber hinaus ist das Büro für Verträge im Bereich der Mobilität wie Erasmus+ und weitere ein- oder mehrseitiger Verträge verantwortlich, leistet administrative Unterstützung beim Schließen von Verträgen. Sie nehmen als Organisatoren oder als Teilnehmer bei Veranstaltungen teil, die der Unterstützung der Partnerkontakte dienen, sind aber auch bei dem Empfang der Delegationen aktiv.
„Den guten Kontakt mit den Studierenden, Lehrkräften und Mitarbeiter möchten wir des Weiteren beibehalten. Man kann sich immer weiterentwickeln und man muss es auch. Ich denke, dass wir im letzten Jahr beweisen konnten, dass man sich auf uns verlassen kann, der Vertrauen an uns ist vorhanden. Wir möchten an der Fakultät die Möglichkeiten der Mobilität erweitern und die Anzahl der Teilnehmer erhöhen, in dem wir Informationsveranstaltungen organisieren und Programme bekannt machen. Wir möchten soeben auch das Niveau des Services heben. Das gemeinsame Ziel des Büros ist zusammen mit dem Direktorat für Internationalisierung der Universität Pécs und mit den Kollegen des Büros für Strategischen Marketing und Rekrutierung, die Kooperation mit den Partnerinstituten noch enger zu gestalten. Es ist überaus wichtig, diese Kontakte langfristig aufrecht und funktionsfähig zu erhalten, um der Bürger der Fakultät möglichst viele Möglichkeiten zum internationalen Erfahrungsaustausch zu bieten.” – berichtet Dóra Éltető in Bezug auf ihre Pläne für die Zukunft.
Die positiven Rückmeldungen der Studierenden, der Lehrkräften und der Mitarbeiter geben ihnen die Motivation, sie bekommen oft am Ende eines Auslandsaufenthaltes Dankbriefe mit Fotos.
Fotos:
Dávid Verébi