Kedves Olvasó!
Biztos veled is előfordult már, hogy e-mailt kellett váltanod az ügyintéződdel vagy oktatóddal, legyen az egy PhD hallgató, akivel együtt lógtok órán kívül is vagy legyen az egy megközelíthetetlennek tűnő professzor. Ha még soha nem volt rá szükséged, ne aggódj, előbb utóbb be fog következni. Orvosként, fogorvosként nagyon fontos, hogy megtanuljunk jól kommunikálni egymás között valamint a betegeinkkel. Ennek egy alappillére a mai világunkban az e- mail. Az utóbbi időben szembesültünk vele, hogy ez néha igen komoly problémákat jelent, hiszen nem mindenkinek van a kisujjában, hogyan is kell egy hivatalos e-mailt megírni.
Ebben szeretnénk nektek segítséget nyújtani és hasznos tanácsokkal ellátni titeket, hogy ne érjen senkit sem kellemetlenség. A legfontosabb, hogy amikor egy e-mailt írsz egy oktatónak, mindig tartsd az eszedben, hogy élőben, hogy szólítanád meg, mit és milyen stílusban mondanál neki. Érdemes egy egyszerű sémát követni, mely a következő:
- e-mail cím, tárgy
- megszólítás
- bemutatkozás és az ok amiért írtál
- pontosítani a megkeresésed okát
- amennyiben vannak kérdéseid, azokat leírni
- lezárás
E-mail cím, tárgy
ProTip:
- a szalonképes e-mail cím használata mindenképpen ajánlatos, a rózsaszínbarbie9a@citromail.hu nem szalonképes
- sok klinikus nem nézi a honlapon megadott aok.pte.hu-s e-mail címet, érdemes a klinika titkáránál érdeklődni, hogy melyik címen lehet elérni
- tárgy nélkül nagyon sok oktató meg sem nyitja az e-mailt vagy pedig azonnal megy a levélszemétbe
Megszólítás
Az e-mail legelején mindenképpen szólítsd meg a címzettet (akár címzetteket) rangjának megfelelően.
Pl.:
Kedves/Tisztelt dr. Reglődi Dóra vagy Kedves/Tisztelt Professzor Asszony vagy Kedves/Tisztelt Dékánhelyettes asszony
Kedves/Tisztelt Potos Bernadett vagy Kedves/Tisztelt Hivatalvezető Asszony!
Amennyiben az e-mailednek több címzettje van megszólíthatod őket külön- külön egymás alatti sorokban (vagy egymás után) vagy pedig együtt is.
Pl.:
Tisztelt dr. Pethő Gábor/Professzor Úr! Tisztelt dr. Mikó Éva!
Tisztelt Boda Szilvia! VAGY
Kedves/Tisztelt Bizottsági Tagok! Kedves/Tisztelt Címzettek!
Gyakran elkövetett hiba, hogy az e-mail egy Jó estéttel, Jó napottal vagy külföldiek esetében Hi-al kezdődik. Utóbbiról minden formában próbáljunk meg egy csapatként leszokni, mert az oktatók sajnos, de jogosan ugranak rá.
Fontos, hogy kimutassuk feléjük a tiszteletünket, hiszen másképp nem várhatjuk el, hogy ők is tiszteljenek minket. Tapasztalataink szerint az ügyintézők mindegyike és az oktatók többsége is ezeknek a szabályoknak megfelelően ír e-mailt. Magam is többször kaptam olyan e-mailt, amiben mint “Tisztelt Tanulmányi Referens Asszony!” szólítottak meg.
Protip:
A “Tisztelt” megszólítással nem tudsz mellé lőni.
Bemutatkozás és a megkeresés oka
Erre főleg, akkor van szükség, amikor valaki olyannak írsz, akivel nem ismeritek egymást. Írd le, hogy ki vagy, van-e esetleg valami betöltött pozíciód, aminek köze lesz az e-mail további részéhez. Utána pedig egy mondatban fogalmazd meg, hogy miért kerested meg az oktatót. (Amennyiben rövid e-mail nem feltétlen muszáj egy bekezdésben.)
Pl.:
XY vagyok, ötödéves hallgató és a “Z” címen meghirdetett TDK téma után szeretnék érdeklődni.
XY vagyok, a 2017-es 7-es csoport felelőse vagyok és az elmaradt gyakorlat pótlásáról szeretnék érdeklődni.
XY vagyok, a 2018-as évfolyam évfolyamfelelőse és a vizsgaidőpont egyeztetésről szeretnék érdeklődni.
Pontosítás
A következő bekezdésekben részletezheted, hogyan és miért pont neki írtál. Ez a megkeresés okától függően bármi lehet így csak egy egyszerű példa: TDK esetében röviden leírhatod, hogy miért ez a téma érdekel.
Kérdések
Mindenki saját preferenciájának megfelelően felteheti a kérdéseit ugyanabba a bekezdésbe, amiben kifejtette a megkeresés okait, vagy külön bekezdésbe, ahogy tetszik. Én személy szerint külön bekezdésben szoktam feltenni, hogy jobban áttekinthető legyen az e-mail.
Pl.:
Az intézet honlapján láttam, hogy az Ön neve alatt meghirdetésre került a “X” című téma. Mindig is nagyon érdekelt a limbikus rendszer működése és nagyon szívesen részt vennék az Ön kutatásában, mint TDK hallgató.
Arról szeretnék érdeklődni, hogy van-e erre lehetőség illetve, h, igen lenne-e egy személyes megbeszélésre , témával kapcsolatban?
Lezárás
Mindenki saját szájízének megfelelően zárja le az e-maileket. Én általában odaszoktam biggyeszteni egy köszönetet külön, de van, aki az elbúcsúzásba írja bele. A lezárás lehet Üdv, Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel Amennyiben csoportfelelős, évfolyamfelelős, valamilyen bizottság tagja, HÖK- ös vagy, azt is írd oda a végére a neved alá, külön sorban.
Pl.:
Megtisztelő válaszát előre is köszönöm! Üdvözlettel,
XY
Sport- és Kulturális Bizottsági Tag PTE ÁOK Hallgatói Önkormányzat
ProTip:
- NE hagyd ki a lezárást
- ha úgy kezdted az e-mailt, hogy ‘Tiszteltʼ, ne azzal zárd, hogy ʼTisztelettelʼ
- ha írtál egy köszönő mondatot, ne azzal zárd, hogy ‘Köszönettelʼ
- az ‘Üdvʼ közvetlenebb, mint az ‘Üdvözlettelʼ
- a ‘Sent from my iPhoneʼ nem minősül lezárásnak
Remélem, hogy ezzel a pár tippel segíthettem nektek abban, hogy ha legközelebb e-mailt írtok ne kelljen azon agyalni, mit hogyan is kéne írni és, hogy még véletlenül se sértsetek meg valakit. Természetesen elő fog fordulni, hogy ti fél órán keresztül fogalmaztok egy e-mailt, majd jön rá egy válasz, hogy:
“Hívjon fel, itt a számom: +36...... ”
- Sent from my iPhone
De soha ne felejtsük el, hogy amit szabad Jupiternek azt nem szabad a kisökörnek.
Mindenkinek jó emailezgetést, hajrá! ;)